Som en del av kommunens tobakstillsyn granskar vi regelbundet företagens ekonomi och lämpligheten hos personer som har inflytande över verksamheten. Den här granskningen kallas för inre tillsyn och görs vanligtvis en gång om året – eller vid behov.

Vad innebär inre tillsyn?

Vid inre tillsyn tittar vi bland annat på:

• Företagets ekonomiska förhållanden
• Lämpligheten hos ägare och andra personer som har ett betydande inflytande i företaget

Person med betydande inflytande (PBI) är ett juridiskt begrepp. Det är kommunen som bedömer vilka personer i företaget som räknas som PBI.

Vi gör till exempel kreditupplysningar på de personer som bedöms ha ett betydande inflytande. Om du har fått en avisering från kreditupplysningsföretaget SYNA, kan det bero på att vi genomför en inre tillsyn kopplad till företagets tobakstillstånd.

När tillsynen är klar skickar vi ett tillsynsprotokoll till företaget – precis som vi gör vid yttre tillsyn.

Vi får löpande information om kreditvärdigheten

Kommunen får automatiskt information från ett kreditupplysningsföretag om det sker förändringar i ett företags kreditvärdighet som har tobakstillstånd. Det kan till exempel handla om att företaget får en betalningsanmärkning. Om vi får en sådan notis, kan vi kontakta dig för att ställa några frågor eller be om förklaringar.

Du som har tillstånd att sälja tobak kommer att få besök från kommunen minst en gång per år. Då gör vi en så kallad yttre tillsyn, där vi kontrollerar att lagens krav följs i praktiken. Det handlar bland annat om marknadsföring, märkning av produkter och hur din personal jobbar med ålderskontroller.

Skyltar om åldersgräns

Du ska ha skyltar som tydligt visar att det är 18-årsgräns för att köpa tobak.
Skyltarna ska:

• Vara i gott skick
• Sitta på platser där kunderna lätt ser dem

Du får gärna utforma egna skyltar, så länge det tydligt framgår vad som gäller.
Det går också bra att beställa färdiga dekaler från Folkhälsomyndigheten Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

Egenkontrollprogram

Du ska ha ett egenkontrollprogram som är anpassat efter din butik.
Det ska innehålla:

• Rutiner för ålderskontroll
• Ansvarsfördelning – vem gör vad?
• Information till personalen

Om du säljer tobak via webbshop, utkörning eller för avhämtning, måste det också finnas rutiner för hur ni säkerställer att kunden som tar emot varorna är över 18 år.

Personalens utbildning och ansvar

Personalen som säljer tobak behöver få utbildning minst en gång per år.
Det är viktigt att alla vet vad som gäller.

Vid tillsynen kontrollerar vi om det finns en signeringslista där det framgår att personalen tagit del av information och utbildning. Det visar att ni tar ert ansvar på allvar – både mot lagen och mot era kunder.

Rätt märkning av tobaksprodukter

Vi kontrollerar också att förpackningarna med tobak är korrekt märkta.
Här på folkhälsomyndigheten kan du läsa mer om märkning av tobak. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Marknadsföring

Vi tittar på hur tobaksvaror marknadsförs i butiken. Vi har skrivit mer om marknadsföring av tobak här.

Tillsynsprotokoll är en viktig del av tillsynsprocessen. Efter genomförd tillsyn skickar vi ett tillsynsprotokoll via e-post. Syftet med protokollet är att informera dig om eventuella brister som har observerats under tillsynen och ge tydliga anvisningar om åtgärder som behöver vidtas.

I tillsynsprotokollet finnas en beskrivning av de brister som har upptäckts. Det kan exempelvis vara otillåten marknadsföring, otillräckligt egenkontrollprogram eller andra avvikelser från lagstadgade krav.

När du har åtgärdat bristerna är det viktigt att du dokumenterar förbättringarna på ett tydligt sätt. Detta kan du göra genom att skicka en beskrivning tillsammans med foto som visar de specifika förbättringar som genomförts. Detta hjälper oss att bedöma om åtgärderna är tillräckliga och om de uppfyller de lagstadgade kraven.

I händelse av återkommande eller allvarliga brister kan vi ha befogenhet att vidta ytterligare åtgärder för att se till att lagen följs. Det kan innebära att vi fattar beslut om sanktioner eller andra nödvändiga åtgärder för att säkerställa att bristerna åtgärdas och att rättssäkerheten upprätthålls. Kommunens befogenheter kan du läsa om här.

Det är svårt att enbart genom utseendet bedöma en ung persons ålder. Ett sätt att försäkra sig om att en person fyllt 18 år är att begära legitimation av alla som ser ut att kunna vara under 25 år. Kommunen genomför regelbundet kontrollköp vilket innebär att en person som är mellan 18 och 20 år försöker köpa en vara med 18 års åldersgräns utan att visa legitimation. Du får därefter en underrättelse om att kontrollköpet har genomförts och hur det har gått. Detta är ett bra sätt för dig att se om verksamhetens rutiner fungerar som de ska.

Om vi behöver komma tillbaka flera gånger på grund av att legitimation inte har begärts faktureras du den extra arbetstiden, vilket vanligtvis är två timmar. Då inleder vi också en dialog med dig och du får berätta vad ni gör för att stärka era rutiner. Om en kontrollköpare får köpa produkten så finns det risk för att en ungdom under 18 år också kommer att kunna handla i din butik.