Upphandling sker i flera steg. Här får du överblick över hur det går till, från planering till kontraktsskrivning. Flödeschemat beskrivs detaljerat nedan.

Planering

Behovsanalys
En offentlig upphandling inleds alltid med att identifiera vad den upphandlande myndighet behöver under den närmsta perioden och till vilken kvalité. Utifrån kraven på tjänsten/varan och det beräknade värdet på det tänkta kontraktet planeras den fortsatta upphandlingsprocessen.

Förfrågningsunderlaget
För att en leverantör skall kunna lämna anbud tillhandahåller den upphandlande myndigheten ett förfrågningsunderlag. Förfrågningsunderlaget skall vara fullständigt och tydligt. Om en leverantör inte förstår eller anser att förfrågningsunderlaget är oklart bör den upphandlande myndigheten kontaktas omgående för ett förtydligande.

Ett förfrågningsunderlag består vanligtvis av:

• Inbjudningsbrev
• Administrativa bestämmelser
• Kravspecifikation på leverantören samt på tjänsten/varan
• Kommersiella villkor = Avtalet
• Anbudsformulär
• Eventuella bilagor  

Upphandlingsprocessen

Annonsering Upphandlingen annonseras ut genom en allmän tillgänglig databas. Strömstads kommun har valt opic.com som annonseringsverktyg förutom annons på hemsidan. I vissa fall sker annons även i tidningar. Det finns undantag för annonsering av upphandling och det kan gälla direktupphandling samt vid förhandlat förfarande.

I samband med annonseringen av upphandlingen kan leverantör också hämta ut förfrågningsunderlaget direkt från hemsidan.  

Anbudsgivning
I annonsen och i förfrågningsunderlaget anges hur anbud skall lämnas och vad det skall innehålla. Anbud till Strömstads kommun lämnas i de allra flesta fall i upphandlingssystemet Avantra. Anbudsansökningar och anbud omfattas av så kallad absolut sekretess fram till det att den upphandlande myndigheten beslutat att tilldela ett kontrakt till antagen leverantör/leverantörer.

Uteslutning av leverantör
Den upphandlande myndigheten måste i vissa fall utesluta en leverantör om det kommer till kännedom att leverantören enligt lagakraftvunnen dom gjort sig skyldig till ekonomisk brottslighet. I vissa fall kan den upphandlande myndigheten utesluta en leverantör om leverantören är försatt i konkurs eller likvidation eller att leverantören är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt en lagakraftvunnen dom.

Kontroll av leverantörers lämplighet (kvalificering)
Leverantörens lämplighet granskas utifrån de krav som ställts i förfrågningsunderlaget eller annonsen/kvalifikationsunderlaget avseende leverantörens ekonomiska ställning och tekniska och yrkesmässiga kapacitet.

Tilldelning av kontrakt (utvärdering av anbud)
Den upphandlande myndigheten tilldelar kontraktet enligt den utvärderingsgrund som har angivits; antingen det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga för den upphandlande myndigheten eller det anbud som har lägsta pris. Tilldelningsbeslutet med skäl skall lämnas till anbudsgivaren/anbudsgivarna.

Avtalsspärr
Efter att beslut om tilldelning har fattats och beskedet skickats, börjar tidsfristen på tio dagar att löpa. Under denna period finns möjlighet för leverantören att ansöka om överprövning.

Avtalsperioden

Avtalsförvaltning
Under avtalsperioden sker uppföljning/avstämning att avtalet följs av båda parter. Eventuella prisjusteringar under avtalsperioden sker enligt avtalet.